Культура ділового спілкування, або основи субординації

Для того, щоб організація розпочала роботу, потрібен принаймні один керівник і декілька підлеглих працівників. Чим швидше організація розвивається і чим більше розширюється, тим розгалуженішою стає її ієрархічна структура: з’являються вже не тільки керівники над підлеглими, а й керівники над керівниками. У зв’язку з цим постає питання узгодження формальних стосунків усередині колективу, які регулюються правилами службової субординації.

Субординація – це службові стосунки, побудовані за принципом ієрархічності, спрямовані на дотримання дистанції між керівниками та підлеглими працівниками.

Правила субординації мають деякі відмінності у різних організаціях, хоча в цілому засновані на загальних принципах етикету. Як досягти золотої середини під час спілкування з колегами – розглянемо у нашій статті.

Перше, що потрібно робити усім працівникам незалежно від віку, статусу, посади – це вітатись. Вітатись з усіма: від найвищого керівництва до охоронника й прибиральниці.

Друге – ніколи не провокувати колег питаннями про особисте (навіть якщо ви друзі, особисті питання краще вирішувати у позаробочий час).

Третє – розподіляти спільні завдання між усіма виконавцями у рівних частинах. Це допоможе запобігти появі «трутнів», які не приносять результатів, а лише спостерігають за робочим процесом.

Четверте – навчитись відповідати за свої помилки, а не перекладати вину на колег (керівник точно цього не оцінить).

П’яте – завжди зберігати спокійну, доброзичливу атмосферу (щоб не сталось).

Шосте – ніколи не обговорювати керівника за його спиною.

Щодо питання, як звертатись: на «ти» чи на «ви», існують різні думки. Якщо колектив невеличкий, а стосунки у ньому дружні й не обмежуються рамками робочого часу, то, звісно, можна й на «ти». Навіть якщо керівник і підлеглий найліпші друзі (а у колективі так заведено), можна звертатись між собою на «ти». Однак публічно «тикати» не припустимо. Це може зіпсувати репутацію та підірвати авторитет самого начальника. В організаціях з багатосходинковою ієрархією варто все ж дотримуватись дистанції і звертатись до усіх без винятку на «ви».

Хоч керівництво – справа свята, однак не настільки, щоб у разі його появи тремтіти, мовчати й з усім погоджуватись. Потрібно не соромитись висловлювати власні думки й пропозиції. Проте робити це ввічливо й делікатно, адже жоден начальник не стерпить зауважень у свій бік.

Важливою є також і тема зачинених дверей. Заходити до кабінету керівника, не постукавши, у жодному разі не можна. Також не можна заходити до кабінету начальника (якщо він попередньо не запрошував вас), коли у нього є відвідувач або він веде телефонні переговори.

Щоб поняття субординації не перетворилось на авторитарний стиль з боку керівника, йому також варто дотримуватись деяких ключових принципів спілкування з підлеглими. Зокрема, потрібно чітко розрізняти, коли наказувати, а коли використовувати форму прохання.

Накази віддають лише в екстреній ситуації, у решті випадків – тільки прохання. Так проявляється доброзичливість і довіра керівника. Панібратство з боку начальника не завжди вітається, тому потрібно бути обережним, щоб не нашкодити цим підлеглому працівникові. А от хвалити своїх працівників керівникові просто необхідно, особливо, коли є за що. Адже кожен працівник має отримувати не тільки фінансову, а й моральну винагороду за свою роботу.

Також у жодному разі керівникові не допустимо принижувати працівників.

Якщо потрібно зауважити, наголосити чи нагадати про невиконані завдання, то краще зробити це серйозним тоном, щоб працівники в подальшому були уважними та не допускали зволікань у робочих питаннях.

Ще одне важливе правило для керівника – завжди пам’ятати імена усіх підлеглих працівників і вивчити їхні можливості працездатності. Це дозволить легко визначити, які завдання кому доручити.

У ділових стосунках між керівниками також потрібно дотримуватись правил субординації. Зокрема, доповідати вищому керівництву про виконану роботу чи висловлювати пропозиції потрібно чітко, послідовно й зрозуміло, обов’язково наводити факти й цифри.  Це дозволить сконцентрувати увагу на головному. У разі вирішення певної проблеми потрібно пропонувати декілька варіантів. Так можна продемонструвати високий рівень володіння інформацією і власну компетентність у питанні, яке потрібно вирішити.

Натомість починати розмову з жартів, щоб відволікти увагу від суттєвих питань, не тільки не доречно, а й не припустимо. Чимало ділових людей цінують кожну хвилину, тож негативно ставляться до пустих балачок.

Якщо партнер чи вищий за посадою керівник просить здійснити певну роботу, важливо допомогти, але при цьому не обіцяти того, чого не зможете виконати. Спершу потрібно переконатись, чи точно ви спроможні виконати завдання, а вже потім погодитись.

Отже, жодна авторитетна організація не може існувати без чіткого дотримання принципів субординації. Адже субординація – це не тільки підпорядкування, а й спосіб визначити працездатність, відповідальність і надійність, починаючи від рядових працівників і закінчуючи керівниками.

Порушення правил субординації теж має наслідки. Працівник, який ігнорує принципи ділового етикету, вже не може бути надійним в очах керівництва. А керівник, який зневажає своїх підлеглих, ніколи не заслужить авторитету. Крім цього, за недотримання правил субординації можна отримати догану чи навіть звільнення.

Варто пам’ятати, що правильно побудована система субординації може стати дієвим інструментом для налагодження ділових стосунків та сприятиме оптимізації робочого процесу.

 

 

За інформацією відділу забезпечення діяльності апарату суду